Rozpoczynając własną działalność w roli agenta turystycznego, można wybrać łatwiejszą drogę od tej, która wymaga przebrnięcia przez wszystkie etapy budowania biura podróży od podstaw. Nikt wprawdzie nie zwolni nas od przejścia ścieżki urzędniczej, w postaci uzyskania wpisu do ewidencji ani od konieczności znalezienia odpowiedniego lokalu, jego wyposażenia, itp., ale za to nie będziemy musieli poszukiwać dostawców, podpisywać umów z organizatorami imprez, negocjować stawek prowizyjnych. Wszystko to załatwić może za nas ktoś inny. Jest jednak jeden warunek do spełnienia: musimy poddać się pod opiekę któregoś z multi-agentów, czyli firm zajmujących się tworzeniem sieci sprzedaży.
O korzyściach jakie z tego będziemy mieli już napisałem – przystąpienie do takiej sieci sprawi, że zmaleją nasze kłopoty związane z organizacją pracy biura. Jednak nic nie ma za darmo. W zamian spełnić będziemy musieli warunki stawiane nam przez multi-agenta. Pierwszą i najważniejszą rzeczą, o której powinniśmy pamiętać wchodząc do multi-agencji, jest to, że pozbawiamy się samodzielności. Od tego momentu zaczniemy pracować na rzecz wzmacniania wizerunku obcej firmy. Multi-agent podpisze z nami umowę mającą cechy umowy franczyzowej. Da nam prawo (i obowiązek…) korzystania z jego znaku firmowego, z jego strony internetowej, wysyłane przez nas emaile będą oparte na domenie multi-agenta. Zazwyczaj będziemy mieli możliwość posługiwania się własną nazwą, ale przede wszystkim do rozliczeń z urzędem skarbowym czy ZUS-em. Marketingowo nasz znak nie będzie miał żadnego znaczenia.
Jeżeli swą działalność opierać będziemy na sprzedaży bezpośredniej w istniejącym realnie biurze, to fakt słabej rozpoznawalności naszej marki, nie będzie istotny. Klienci kupując w biurze zapamiętają przede wszystkim adres i pracujące tam osoby, a nie markę. Inaczej sprawa wygląda z rezerwacjami internetowymi. Gdyby któregoś dnia nasze ścieżki z multi-agentem się rozeszły, wszyscy klienci pozyskani tą drogą są faktycznie dla nas straceni. Jest to o tyle ważne, że multi-agenci zachęcając do podpisywania z nimi umów, wśród atrakcji nas czekających przedstawiają zazwyczaj to, że będziemy „dostawali” od nich tych klientów, którzy zgłoszą się poprzez internet. I jest to często prawda, zwłaszcza wtedy, gdy multi-agent nie ma własnego biura i może, a nawet musi, przekierowywać wszystkie zapytania o rezerwacje, do któregoś ze swoich partnerów. Ale działa to tylko tak długo jak długo utrzymujemy dobre stosunki z multi-agentem.
Warunki stawiane przez multi-agentów są proste. Zwykle sprowadzają się do tego, że mamy dysponować lokalem, o wystroju zgodnym z rekomendacjami multi-agenta, musimy ponosić miesięczną opłatę na poziomie 200-300 zł netto, oddawać część prowizji uzyskiwanej ze sprzedaży (10-20%), a niekiedy także zapłacić wpisowe (np. Travel Point wymaga wpłaty 5000 zł).
Multi-agenci niekiedy podkreślają, że u nich nie ma zwyczaju zabierania części prowizji agencyjnej. Jest to zwykle tzw. niepełna prawda. Nawet jeżeli w umowie nie wspomina się o potrąceniach z prowizji, to multi-agent może zwiększyć swój dochód zatrzymując sobie część prowizji dodatkowej pojawiającej się wraz ze wzrostem sprzedaży. Inaczej mówiąc będąc w sieci multi-agencyjnej musimy liczyć się z tym, że korzyści ze wzrostu naszej sprzedaży będą niższe gdybyśmy pozostali bytem samodzielnym.
Multi-agenci zachęcają biura do współpracy z nimi przede wszystkim tym, że dają w ten sposób możliwość sprzedaży niemal wszystkich touroperatorów, także tych, którzy niechętnie rozszerzają swoją sieć agencyjną. Niestety, rzeczywistość zazwyczaj nie jest tak piękna. Multi-agent ma wprawdzie umowy z każdym z ważnych organizatorów, ale nie oznacza to, że wchodząc do multi-agencji, automatycznie będziemy mogli sprzedawać oferty Itaki, Rainbowa, Neckermanna czy TUI. Nasze przyłączenie do sieci jest sygnalizowane organizatorom i oni decydują czy nowy punkt sprzedaży będzie miał prawo do sprzedaży ich oferty. Nasze biuro przejdzie, zatem, normalny proces weryfikacji, tyle tylko, że nie będziemy musieli samodzielnie pisać do każdego z touroperatorów, bo zrobi to za nas multi-agent. Pamiętajmy, ze obok kilku głównych organizatorów turystyki, jak wyżej wspomniana czwórka , którzy nie mają ochoty rozszerzać sieci biur agencyjnych, jest duża grupa ważnych firm, które zgodę na współpracę wyrażają o wiele chętniej. Żeby zawrzeć z nimi umowę nie potrzebujemy żadnych pośredników, a – szczerze mówiąc – przy podpisywaniu z czwórką niechętnych, nierzadko pośrednictwo też na niewiele może nam się przydać.
Multi-agenci oferują własny system rezerwacyjny, co oznacza ich własną stronę i domenę. Korzystanie z gotowej strony jest wprawdzie wygodne, ale musimy zapomnieć o promowaniu własnej firmy.
Znanych jest kilka sieci multi-agencyjnych. W tabelce - grupa ośmiu najbardziej widocznych.
| Multi-agent | Liczba biur |
|---|---|
| Origami | - |
| Multita | - |
| Ostatnie Miejsca | - |
| Wakacje.pl | 60 |
| My Travel | 43 |
| Travel Shops | 32 |
| Travel Point | 15 |
| Wakacyjny Świat | 52 |
Trzy pierwsze spośród nich już nie istnieją. Pozostawiłem je jednak na liście ze względu na rolę, którą odgrywali. Origami było największym multi-agentem, tworzącym sieć liczącą kilkaset biur podróży. Jego bankructwo w 2013 roku było dla wielu osób dużym zaskoczeniem.
Wcześniej, bo już jesienią 2012 zakończył swą, trwającą nieco ponad dwa lata, działalność inny duży multi-agent o nazwie Multita.
Z kolei jesienią 2013 upadłość ogłosiły OstatnieMiejsca.pl, tłumacząc to problemami płynnościowymi.
Podpisując umowę z multi-agentem warto pamiętać te historie, zdając sobie sprawę, że współpraca z multi-agentem może przynieść i takie niespodzianki. Szefowie i reprezentanci multi-agentów wykazują pewność siebie, posługują się logiczną i spójną argumentacją, z której wynikać może tylko jeden wniosek: podjęcie współpracy to wspaniały interes dla agenta. A dla jasności obrazu, proponuję przeczytać co mówił prezes Multity Roman Fon jeszcze we wrześniu 2012, czyli na krótko przed zakończeniem działalności.
Ewentualny upadek naszego opiekuna, nie ma większego prawnego znaczenia dla nas. I tak za wszystko odpowiada touroperator (impreza musi być zrealizowana, niezależnie od tego czy pieniądze wpłynęły na konto touroperatora czy nie). Musimy jednak upewnić się, że nie mamy podpisanych bezpośrednich umów z organizatorami imprez, że wszystko odbywa się za pośrednictwem multi-agenta. Jeżeli jest inaczej, to zważywszy na to, że pieniądze przekazujemy multi-agentowi (zwykle „bezzwłocznie”), po jego upadłości musielibyśmy pokryć koszty sprzedanych imprez z własnej kieszeni. Na szczęście coraz częściej klienci wpłacają pieniądze bezpośrednio na konto organizatora i nie ma kłopotu – nie jest to jednak powszechnie stosowaną regułą. Nawet jednak brak konsekwencji prawnych nie ratuje nas przed osłabieniem naszego wizerunku wobec własnych klientów, którym wszelkie zawirowania związane z upadkami nigdy się nie podobają.
Wśród funkcjonujących multi-agentów na szczególną uwagę zasługują Wakacje.pl. Jest to jeden z najważniejszych portali turystycznych w Polsce, a tworzenie sieci multi-agencyjnej jest dla niego jedynie rozszerzaniem własnej działalności podstawowej i próbą zwiększenia w ten sposób przychodów. Nie jest to typowy multi-agent, dla którego budowa sieci jest warunkiem istnienia.
Wart uwagi jest także także najmłodszy w tej grupie (powstały w połowie 2012 roku) multi-agent o nazwie Wakacyjny Świat. Drobną ciekawostką może tu być fakt, że stanowisko prezesa spółki zajmuje Andrzej Studnicki będący wcześniej prezesem firmy Orbis Travel. Tym ostatnim…
Generalnie współpraca z multi-agentami ma na pewno sens w przypadku biur zakładanych przez osoby całkowicie nieznające branży turystycznej. W takim przypadku przewodnik jest wręcz niezbędny. Ci jednak, którzy rynek ten trochę znają, raczej powinni zachować ostrożność przy podejmowaniu decyzji o wejściu do systemu. A tym, którzy w branży turystycznej poruszają się z dużą łatwością, sugerowałbym raczej założenie własnej multi-agencji 
.
Grupa zrzeszonych biur w teorii dysponuje większą siłą niż biura pojedyncze, ale trudno dostrzec jakie praktyczne korzyści siła ta przynosi w tym przypadku. Prowizje nie są wyższe, touroperatorzy którzy nie chcą z nami podpisać umowy i tak jej nie podpiszą, a reklama, na którą się złożymy, prowadząca do budowania marki multi-agenta, a nie naszej, nie wiem czy może przynieść jakieś realne korzyści. Czy naprawdę jak ktoś usłyszy w radiu informację o sieci My Travel, Travel Shops, czy Wakacyjny Świat, to zacznie szukać biur oznakowanych takim logotypem? Wydaje się to mało prawdopodobne. Raczej i tak wszyscy będą szukali Itaki
Autor: Jarosław Mojzych
27 stycznia 2014