Kalkulacja

Partnerzy

Obliczenia kosztów hoteli są nieco mniej skomplikowane od obliczeń kosztów samolotów, ale nie jest też tak, że po prostu przepisuje się liczby zapisane przez kontrahenta w umowie. Kontrahentami mogą być zarówno menadżerowie hoteli jak i lokalne biuro podróży, zajmujące się turystyką przyjazdową i pełniące rolę przedstawiciela polskiego organizatora, w jego imieniu poszukujące odpowiednich obiektów i negocjujące warunki z ich dysponentami. Więksi touroperatorzy, z mocną pozycją na którymś z rynków, często samodzielnie poszukują hoteli, zawierając bezpośrednio z nimi kontrakty. Bywają też tacy, którzy otwierają za granicą własne biura. Na tych rynkach, które nie są ich domeną, nawet ci najwięksi korzystają z usług lokalnego pośrednika. Współpraca z takim biurem ułatwia organizowanie transferów na trasie lotnisko – hotel – lotnisko, przygotowywanie oferty wycieczek fakultatywnych, organizowanie pracy rezydentów, itp.

Niezależnie od tego czy umowa zawierana jest bezpośrednio z hotelem czy za pośrednictwem lokalnego biura, może mieć dwie zasadniczo różne formy, wiążące się z odmiennym określaniem wzajemnych zobowiązań.

Allotmenty

Z najprostszym przypadkiem mamy do czynienia wtedy, gdy hotel udostępnia touroperatorowi pokoje, określając dokładnie ich liczbę, terminy i ceny obowiązujące w każdym z nich w zależności od kategorii, wyżywienia, itp., nie wymagając jednak zobowiązania ich wykupienia. Touroperator płaci wyłącznie za wykorzystane miejsca, czyli te które udało mu się sprzedać. Jest to umowa zwana z angielska „allotmentową”, czyli oparta na ściśle określonym „przydziale” (ang. „allotment” – to angielskie słowo silnie się przyjęło i jest w branży turystycznej traktowane tak jakby było polskie, poddawane odmianom zgodnym z zasadami naszej gramatyki). Jest to rozwiązanie korzystne dla organizatora, chroniące go przed ryzykiem. Jeżeli nie znajdą się chętni klienci, to nic się nie stanie – pokoi zwyczajnie nie sprzeda.

Nic nie jest, niestety, za darmo. Gdyby umowa taka miała same zalety, wszyscy, zawsze tylko z niej by korzystali. W tym miejscu musimy wprowadzić drugie angielskie pojęcie – równie rozpowszechnione jak wspomniany „allotment” – a którym jest „release” (a właściwie „release period”), oznaczające okres zwalniania miejsc. W każdej umowie allotmentowej określany jest czas, w którym touroperator może swobodnie sprzedawać miejsca, nie sprawdzając bez przerwy czy hotel ma je nadal wolne (temu właśnie służy allotment). Swobodę taką ma tylko do dnia wyznaczonego przez zapis w umowie mówiący o „release period”, którym jest zawsze jakaś liczba dni poprzedzająca początek pobytu. Im sezon jest wyższy, tym „release period” dłuższy. Praktycznie wygląda to tak, że w maju prowadzić można sprzedaż niemal do ostatniego dnia (najdłużej „release” wynosi 7 dni), ale już w sierpniu ten okres wydłużony zostać może do 14, 21 lub nawet więcej dni. Czyli w szczycie sezonu touroperator nie ma możliwości swobodnej sprzedaży imprez z krótkim wyprzedzeniem (np. „last minute”). Jeżeli pojawi się klient, to pozostaje mu jedynie wysłać zapytanie do hotelu o dostępność miejsc. Rezerwacja natychmiastowa nie jest możliwa.

Co gorsza, poza „releasem” istnieje inne, poważniejsze niebezpieczeństwo. Hotel ma prawo w każdej chwili - niezależnie od terminu i liczby dni, czy nawet miesięcy poprzedzających początek pobytu – wysłać informację o braku wolnych pokoi, z żądaniem wstrzymania sprzedaży (tzw. „stop sale”). Przy atrakcyjnych hotelach, sprzedawanych przecież w różnych krajach Europy (i nie tylko Europy), zdarza się nierzadko, że wolne miejsca kończą się bardzo szybko, np. w lutym zamykana jest sprzedaż na sierpień.

Jak widać umowy „allotmentowe” nie są doskonałe, chociaż w krajach o bardzo rozbudowanej infrastrukturze, pozwalającej na pełne zaspokojenie popytu, są niezastąpione (takim krajem jest np. Egipt).

Gwarancje

Inną formę mają tzw. umowy gwarancyjne. Jak sama nazwa wskazuje, obydwie strony coś gwarantują - hotelarz zobowiązuje się do udostępnienia w każdym terminie zamówionej liczby pokoi, a touroperator do zapłacenia za nie. Nawet wtedy, gdy nie znajdą się na nie chętni. W przypadku takiej umowy ustalane są raty płatności, przy czym część płacona jest z góry, przed rozpoczęciem sezonu. Zazwyczaj ceny pokoi są „płaskie” (ale nie zawsze), tzn. jedna cena obowiązuje przez cały okres umowy, czyli przez cały sezon. Dzięki temu touroperator może dowolnie kształtować swą politykę ofert specjalnych i „last minute”, obniżając, na sezon niski, już na etapie kalkulacji, cenę hotelu do poziomu niższego od wynikającego z umowy, a podwyższając ją w sezonie wysokim.

W przypadku „hoteli gwarancyjnych” teoretycznie zachodzi konieczność uwzględniania ryzyka niesprzedanych pokoi, poprzez odpowiednie podwyższenie cen, dokładnie tak samo jak to dzieje się w przypadku przelotów. W praktyce jednak jest inaczej. Czyste umowy gwarancyjne zdarzają się rzadko. Zwykle hotelarze w pewnym stopniu dzielą się ryzykiem z organizatorem. Przychodzi im to o tyle łatwiej, że mają zazwyczaj umowy także z innymi partnerami i zwykle kontraktują sprzedaż trochę większej liczby miejsc niż w rzeczywistości mają w dyspozycji (metody działań hotelarzy, to jednak całkiem oddzielne zagadnienie). W efekcie podpisując z touroperatorem umowę, zgadzają się na obniżenie jego odpowiedzialności.

Istnieją tutaj dwa podejścia: pierwsze to umówienie się, że touroperator zobowiązany jest zapłacić zawsze za co najmniej np. 80% zakontraktowanych pokoi w każdym terminie. Oznacza to, że jeżeli biuro podróży zamówiło 10 pokoi w każdym terminie, w całym sezonie (zawsze jest to cały sezon), to musi zapłacić nie mniej niż za 8 z nich (nawet gdyby klientów było mniej). Jeżeli znajdą się chętni na 9-ty i 10-ty pokój, to oczywiście trzeba za nich dopłacić. Rozwiązanie to gwarantuje organizatorowi dostępność pokoi, przy ograniczonym ryzyku.

Drugie podejście polega na  uzgodnieniu rozliczenia po całym sezonie. Jest to znacznie lepszy i bezpieczniejszy dla biura podróży sposób. Z umowy wynika jej wartość, jako suma kosztów wszystkich zamówionych pokoi, a touroperator zobowiązuje się zapłacić nie mniej niż jakiś jej procent. Może to być 80, może 70%, a może jeszcze inaczej. Wszystko zależy od siły obydwu stron i skuteczności negocjacyjnej. Czyli jak zawsze… Gdy sprzedaż będzie dobra i liczba klientów przekroczy ustaloną wartość, to touroperator za nich dopłaci. Przy tym sposobie rozliczeń biuro podróży jest w o wiele lepszej sytuacji niż przy sposobie pierwszym. Nawet kompletny brak sprzedaży w którymś z terminów, nie prowadzi do poniesienia strat, zawsze jest szansa na odrobienie braków później.

Zdarza się czasami jeszcze trzecia forma współpracy, ale raczej rzadko. W sytuacji podpisania umowy z lokalnym biurem podróży, a nie bezpośrednio z hotelami, biuro to może ograniczyć odpowiedzialność touroperatora do uzgodnionego procentu wartości całej umowy, obejmującej wszystkie „hotele gwarancyjne”. Taka forma oznacza przejęcie części ryzyka przez lokalnego partnera, którego sprawą jest co dalej z nim zrobi – czy uda mu się przenieść je jakoś na hotelarzy, czy też skorzysta z faktu, że reprezentuje na danym rynku także innych touroperatorów (z innych krajów) rozdzielając wśród nich niesprzedane pokoje.

Które lepsze?

Zarówno umowa allotmentowa jak i gwarancyjna mają swoje wady i zalety. Dlatego obowiązuje elastyczność. Są touroperatorzy, którzy chętniej korzystają z gwarancji, są tacy którzy wolą allotmenty. Ale trudno obejść się bez korzystania z obydwu form. Są kraje, takie jak wspomniany Egipt, gdzie podejmowanie zobowiązań gwarancyjnych nie ma sensu. Są takie, jak Grecja, gdzie umowy gwarancyjne pozwalają na uzyskanie niższych cen. Wbrew pozorom, bowiem, nie zawsze jest tak, że gwarancje zapewniają niższe ceny. Czasami istnieje konieczność podjęcia ryzyka gwarancyjnego, mimo znikomych korzyści cenowych. Tak dzieje się np. na Costa Brava, gdzie gwarancje są koniecznością głównie ze względu na wysoki popyt i szybkie wyczerpywanie się miejsc w hotelach allotmentowych. W rezultacie touroperator, bez gwarancji, stanąć mógłby przed poważnym niebezpieczeństwem finansowym związanym z pustymi miejscami w samolocie, których nie może wypełnić z powodu braku oferty.

Trzeba także pamiętać o istnieniu rabatów za wczesne rezerwacje. Głośno jest o nich zazwyczaj przed sezonem. Już w listopadzie i grudniu liczne reklamy wabią nas zniżkami za wykupienie miejsc w wycieczkach lipcowych czy sierpniowych. Biorą się one stąd, że hotelarze, którym także zależy na pieniądzach, za założenie z dużym wyprzedzeniem rezerwacji i przekazanie im należności, oferują zniżki, sięgające niekiedy 20% (a nawet więcej). W miarę upływu czasu, im bliżej sezonu, ich wysokość spada do 15-tu, 10-ciu procent. System zniżek za wczesne rezerwacje obejmuje niemal wyłącznie hotele allotmentowe (zdarzają się wyjątki, ale rzadko). Rabaty udzielane na pobyty w hotelach gwarancyjnych powstają z inicjatywy i na koszt touroperatorów, którzy jednak nie mają tutaj zbyt szerokiego pola manewru. Można, w uproszczeniu, powiedzieć, że umowy allotmentowe służą do promocji w ramach wczesnych rezerwacji, a gwarancyjne – do „last minute”, przy czym te pierwsze nie wiążą się z żadnymi konsekwencjami dla biur podróży, a te ostatnie bardzo często oznaczają straty, dlatego widząc w zimie zachęty do wyjazdu na wakacje w lecie, możemy odczuwać przyjemność (bo zbliża się lato), natomiast nadmierna liczba „last minutes” powinna wzbudzać niepokój…

 

 

Autor: Jarosław Mojzych

4 października 2017

 

Powrót do STRONY GŁÓWNEJ